採用選考に関する通知

 最終更新日：2022年8月31日 

1.この通知について

1.1 この採用選考の個人情報保護に関する通知（”通知”）では、SSENSE（”SSENSE”および”当社”）が、単独で、または他の情報と組み合わせて、当社のウェブサイトで求人に応募する方（”応募者”、”皆さま”）に関するあらゆる情報（“個人データ”）を収集、共有、および使用する方法について説明します。

1.2この通知には、当社が処理する個人データに関して皆さまが持つ権利と、それらを行使する方法も記載されています。 

1.3 SSENSEは、個人情報保護義務の遵守に真摯に取り組むべく、SSENSEが個人データを保護するために適用する基準を説明するこの通知を作成しました。 

1.4この通知の目的上、カナダのケベック州モントリオール　H2N 2G1、333 Chabanel Street W＃900に本社を置くSSENSEは、申請者の個人データのデータ取扱事業者です。 SSENSEは、データ取扱事業者として、個人データの処理が一般データ保護規則を含む該当するデータ保護法に準拠していることを確認する責任を持っております。 

1.5この通知を注意深くお読みください。ご質問やご意見がございましたら、お電話[phone]）またはメール（[e-mail]）でお問い合わせください。 

2. SSENSEが収集する個人データと収集する理由 

2.1当社が応募者に関して収集する可能性のある個人データの種類、およびそれを処理する理由（利用目的）および取扱いの法的根拠は、以下のとおりです。

個人データの種類	収集の理由（利用目的）	法的根拠	保存期間
名 姓  Eメールアドレス 現住所 電話番号 履歴書 カナダ/US/EUで合法的に働けるかどうかの情報 国、県、市町村名 学歴の詳細 職歴	応募者が当社に連絡できるようにするため、または当社が求人の範囲内で応答してフィードバックを提供できるようにするため。  例えば面接の設定や実施など、求職者を評価および選考するため。  最終的な採用を含む採用過程で必要とされる場合に結果の評価をするため。  採用過程で応募者と連絡を取るため。	採用を実施し、採用過程を管理するという当社の正当な利益	応募者との最後の接触から2年間
氏名 Eメールアドレス 電話番号 履歴書 カナダ/US/EUで合法的に働けるかどうかの情報 国、県、市町村名	将来の雇用に必要な準備を整えるため。	契約上の必要性	応募者との最後の接触から2年間
銀行口座の詳細	採用過程中に応募者が負担した費用（交通費など）を払い戻すため。	すべての応募者の採用過程を促進するための当社の正当な利益と、採用過程中に発生した費用の払い戻しを受けるための応募者の正当な利益	費用払い戻しの処理に必要な期間。その後このデータは削除されます。
氏名 Eメールアドレス 電話番号 履歴書 カナダ/US/EUで合法的に働けるかどうかの情報 国、県、市町村名	採用および採用過程を全般的に管理および改善するため。	採用過程を改善するための正当な利益	応募者との最後の接触から2年間

2.2当社は、適用法で許可されている範囲で、候補者が母集団を代表していることを保証するために、応募者の性別、人種または民族的出自、および性的指向に関する情報を収集する場合があります。また、応募者が履歴書に自発的に情報提供した場合、センシティブなデータ（例えば宗教など）についての知識を得る場合があります。 

2.3上記以外の個人データの提供をお願いする場合は、提供を求める個人データと、その提供を求める理由は、その個人データを収集する時点で明らかにします。 

3. SSENSEが応募者の個人データを共有する相手について

3.1当社は、応募者の個人データを以下のカテゴリーに分類される相手に開示する場合があります。 

（a）この通知内容と一致する目的で、当社のグループ会社に開示する場合があります。当社は応募者の個人データへのアクセスを、正当なビジネスの上でアクセスの必要性があり、その他の目的での個人データの使用を契約上禁止している従業員のみに許可するように予防措置を講じています。当社のグループ会社には、日本国外の法人を含むAtallah Group Inc.、Atallah Group Limited、Atallah Hong Kong Limited、Atallah Group US Inc.、GAI Services PTY Limited、Atallah International Inc.、Atallah Group EU SRLが含まれます。 

（b）当社にデータ処理サービスを提供する、または本通知に記載されている理由で個人データを処理する、または当社が応募者の個人データを収集する際に通知する目的で個人データを処理するサードパーティベンダー、サービスプロバイダー、およびパートナー：これには、履歴書/履歴書情報の管理、ITプラットフォームの管理またはサポートサービス、インフラストラクチャおよびアプリケーションサービスやデータ分析などの分野でのサポートを含む、サードパーティベンダーおよびそれらが提供するサービスに関連して使用するその他のサービスプロバイダーへの開示が含まれる場合があります。当社のサードパーティベンダー、サービスプロバイダー、およびパートナーには、日本国外の法人を含むSterling Backcheck、PwC、SmartRecruitersが含まれます。 

（c）開示が必要であると当社が考える、管轄の法執行機関、規制当局、政府機関、裁判所、またはその他の第三者に対して（i）適用される法律または規制の問題として、（ii）当社の法的権利を行使、確立、または擁護するため、または（iii）応募者の重要な利益または他の人の利益を保護するために開示する場合があります。 

（d）合法的なビジネス目的で、およびその他の目的で個人データを使用することを契約上禁止している場合に提供する助言サービスに関連する監査人、顧問、法定代理人、および同様の代理人。 

（e）当社の事業の一部の購入、合併、または買収の提案に関連して、この通知に開示された目的でのみ、潜在的な買い手（およびその代理人および顧問）に応募者の個人データを開示する場合があります。

（f）応募者が事前に開示に同意したその他の人。 

4. 応募者の個人データを保護する方法 

4.1当社は、以下の原則に従って個人データを処理します。 

（a）公平性：当社は個人データを公平に処理します。これは、個人データの処理方法について透明性があり、適用法に従って処理することを意味します。 

（b）合法性：当社は合法的な見地に立ってのみ個人データを処理します。 

（c）目的の制限：当社は、規定された明示的かつ合法的な目的で個人データを処理し、適用されるデータ保護法で許可されていない限り、それらの目的に添わない方法で処理しません。 

（d）データの最小化：当社は、適切で関連性があり、データが処理される目的を達成するために必要なものに限定して個人データを処理します。 

（e）データの正確性：当社は、応募者に関して保持する個人データを正確で完全であり、必要に応じて最新の状態に保たれるように適切な措置を講じます。ただし、変更やエラーがあればすぐに通知し、個人データを可能な限り正確、完全、最新の状態に保つことは応募者の責任でもあります。当社が保持する応募者の個人データの変更（住所の変更など）については、当社に通知してください。 

（f）データセキュリティー：当社は、応募者に関して収集および処理する個人データを保護するために、適切な技術的および組織的手段を使用します。当社が使用する手段は、応募者の個人データを処理するリスクに適したレベルのセキュリティを提供するように設計されています。特に、すべてのデータは、安全な保管場所などの物理的対策、暗号化などの技術的対策、および審査と監督時の従業員のセキュリティなどの組織的対策を通じて、さまざまなレベルのリスクに応じて保護されます。 

（g）限定的な保持：当社は、応募者のデータを処理する目的を達成するために必要な限りにおいて、応募者を識別できる形式で応募者の個人データを保持し、適用される法律で要求されていない限り、応募者のデータを長期間保存しません。

5. データの保存、保持、削除 

5.1当社が応募者から収集する個人データは、米国にある当社のサーバーに保存されます。 

5.2当社は、応募者から収集した個人データを、継続中の正当なビジネス上の必要がある場合に保持します（たとえば、応募者が要求したサービスを提供するため、または適用される法律、税務、または会計の要件に準拠するため）。 

5.3継続中の正当なビジネスのために応募者の個人データを処理する必要性がない場合、当社はそれを削除または匿名化するか、これが不可能な場合（たとえば、応募者の個人データがバックアップアーカイブに保存されているため）、削除が可能になるまでそれ以上の処理から隔離し、安全に保管します。

5.4応募者が次の採用過程に進まない場合、SSENSEは2年間、今後の求人のために申請書をファイルに保管します。応募者が採用され、SSENSEでの仕事を提供された場合、応募者の個人データは、人事部門による採用過程を完了するために使用されます。 

5.5個人データの保持期間の詳細については、上記の表を参照してください。 

6. 個人データの国外への転送 

6.1応募者の個人データは、応募者が居住している国以外の国（当社が設立されているカナダなどを含む）に転送および処理される場合があります。これらの国には、応募者の国の法律とは異なるデータ保護法がある場合があります。 

6.2具体的には、当社のウェブサイトサーバーは米国にあり、当社のグループ会社およびサードパーティのサービスプロバイダーとパートナーは世界中で運営されています。これは、応募者の個人データを収集する際に、これらの国のいずれかで処理する可能性があることを意味します。 

6.3 移転先の国および当該外国の個人情報の保護に関する制度および当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置は、以下のとおりです。

第三者	主たる所在国	当該所在国の個人情報の保護に関する制度	当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置
Atallah Group Inc.	カナダ	こちらをご参照ください。 https://www.ppc.go.jp/files/pdf/canada_report.pdf	グループ内の契約により保護
Atallah Group Limited	英国	英国は、個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規則で定められています。	グループ内の契約により保護
Atallah International Inc.	カナダ	こちらをご参照ください。 https://www.ppc.go.jp/files/pdf/canada_report.pdf	グループ内の契約により保護
GAI Services PTY Limited	オーストラリア	こちらをご参照ください。 https://www.ppc.go.jp/files/pdf/australia_report.pdf	グループ内の契約により保護
Atallah Group US Inc.	米国（デラウェア州）	こちらをご参照ください。 【米国（連邦）】 https://www.ppc.go.jp/files/pdf/USA_report.pdf	グループ内の契約により保護
Atallah Group EU SRL	ベルギー	ベルギーはEU加盟国であり、個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規則で定められています。	グループ内の契約により保護
Atallah Hong Kong Limited	香港	こちらをご参照ください。 https://www.ppc.go.jp/files/pdf/hongkong_report.pdf	グループ内の契約により保護
Sterling Backcheck	カナダ	こちらをご参照ください。 https://www.ppc.go.jp/files/pdf/canada_report.pdf ただし、グローバル企業であるため、カナダ以外の外国への転送もあり得ます。	個人情報の漏洩等に備えてサプライヤーとの間で個人情報を保護するための契約を締結
PwC	カナダ	こちらをご参照ください。 https://www.ppc.go.jp/files/pdf/canada_report.pdf  ただし、グローバル企業であるため、カナダ以外の外国への転送もあり得ます。	個人情報の漏洩等に備えてサプライヤーとの間で個人情報を保護するための契約を締結
SmartRecruiter	米国（カリフォルニア州）	こちらをご参照ください。 【米国（連邦）】 https://www.ppc.go.jp/files/pdf/USA_report.pdf 【カリフォルニア州】 https://www.ppc.go.jp/files/pdf/california_report.pdf	個人情報の漏洩等に備えてサプライヤーとの間で個人情報を保護するための契約を締結

7. 応募者のデータ保護権 

7.1応募者には以下のデータ保護権があります： 

（a）あなたの個人情報について、利用目的の通知、保有個人データの開示、内容の訂正、追加もしくは消去、利用停止、第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示をご希望の場合は、こちらのSSENSE データ要請フォームからいつでも実行できます。 個人情報の削除については、一部制約がかかる場合があります。例えば、税務またはその他の記録管理の目的や、有効なアカウントの維持のため、また取引の処理およびお客様からのリクエストを円滑にすすめるためなど、法律で認められている範囲で個人データを保持することがあります。

（b）さらに、特定の状況では、該当するデータ保護法に規定されているように、個人データの処理に異議を唱えたり、個人データの処理を制限したり、個人データの移植性についてリクエストしたりすることができます。繰り返しになりますが、上記のお問い合わせ先を使用して当社に連絡することにより、これらの権利を行使することができます。 

（c）当社が応募者の同意を得て応募者の個人データを収集および処理した場合でも、応募者はいつでもその同意を取り消すことができます。応募者の同意を取り消すことは、応募者の取り下げ前に当社が行った処理の合法性に影響を与えることはなく、同意以外の合法的な処理理由に基づいて行われる応募者の個人データの処理にも影響を与えません。 

（d）当社が応募者の個人データをどのように処理しているかについて苦情または懸念がある場合、当社はそのような懸念に対処するよう努めます。苦情や懸念に十分に対応していないと思われる場合は、個人データの収集と使用について、応募者はデータ保護当局に苦情を申し立てる権利を有します。詳細については、最寄りのデータ保護機関にお問い合わせください（欧州経済領域、スイス、および米国とカナダを含むヨーロッパ以外の特定の国のデータ保護当局の連絡先の詳細は、こちらから入手できます）。 

7.2当社は、適用されるデータ保護法に従ってデータ保護権を行使することを希望する個人から受け取ったすべての要求に対応します。

8. 本通知の更新 

 8.1当社は、法律、技術、または事業の発展の変化に応じて、この通知を随時更新する場合があります。通知を更新する際、変更の重要性に応じて、適切な措置を講じて通知します。適用されるデータ保護法で、重要な通知の変更について応募者の同意を取得することが義務付けられている場合は、その変更について応募者の同意を取得します。 

8.2この個人情報保護に関する通知の最終更新日は、この通知の上部に表示されている「最終更新日」で確認できます。

9. お問い合わせ方法 

9.1個人データの使用について質問や懸念事項がある場合は、電話[phone]またはメール（[e-mail]）でお問い合わせください。